Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Complaint Bagi Pelanggan

1. Borang Keluhan

Untuk menyampaikan komplain buka e-complaint.ub.ac.id. Kemudian pada menu di bagian atas klik Borang Keluhan (gambar 1.1)dan pilih keluhan dari Civitas Akademik UB atau dari Masyarakat Umum. Borang ini juga bisa Anda akses pada menu di samping kanan bawah (gambar 1.2).

Manual e-complaint 1
Gambar 1.1 Borang keluhan pada menu atas

Manual e-complaint 2
Gambar 1.2 Borang keluhan pada menu kanan bawah

2. Menyampaikan Keluhan Sebagai Civitas UB

Jika Anda ingin menyampaikan keluhan sebagai civitas UB pilih Borang Civitas UB/ Civitas Akademika. Kemudian isi username dan password sesuai akun BAIS Anda di UB, dan klik Login (gambar 2.1).

Manual e-complaint 3
Gambar 2.1 Login untuk masuk ke borang keluhan civitas UB

Pada borang keluhan civitas UB, tanggal keluhan ter-set otomatis tanggal saat Anda mengisi atau saat Anda menyampaikan keluhan. Masukkan data Anda mulai dari pekerjaan, unit kerja, e-mail, nomor hp, dst. Pilih lingkup keluhan, isi subjek keluhan dan pilih juga unit kerja mana yang dikeluhkan. Dan yang tak kalah penting masukkan uraian keluhan dan solusi Anda. Selanjutnya masukkan captcha-nya dan klik kirim (gambar 2.2). Jika pengisian komplain berhasil, Anda akan memperoleh informasi status borang berisi kode tiket (contohnya 129/08/07062012) dengan kode tiket juga dikirim ke e-mail Anda, misalnya pada contoh dikirim ke: gungwe@ub.ac.id (gambar 2.3).

Manual e-complaint 4
Gambar 2.2 Borang keluhan untuk civitas UB

Manual e-complaint 5
Gambar 2.3 Status borang dan kode tiket

3. Menyampaikan Keluhan Sebagai Masyarakat Umum

Untuk menyampaikan keluhan sebagai masyarakat umum, pada borang keluhan pilih Borang Umum (gambar 3.1).

Manual e-complaint 6
Gambar 3.1 Borang keluhan bagi masyarakat umum

Form isian-nya hampir sama dengan borang isian bagi civitas UB (gambar 3.2). Isi semua form dan klik Kirim. Jangan lupa simpan atau catat status borang keluhan Anda berupa e-mail dan kode tiket. Kode tiket ini berguna untuk melihat status komplain Anda, apakah sudah belum/sedang/sudah ditanggapi.

Perbedaan borang umum dengan borang civitas UB adalah, pada borang civitas UB Anda harus login dengan akun BAIS UB. Sedangkan pada borang umum Anda tidak perlu login dengan akun BAIS, cuman tetap harus memasukkan alamat e-mail Anda pada formnya.

Manual e-complaint 7
Gambar 3.2 Borang keluhan untuk masyarakat umum

4. Cek Status Pengaduan

Untuk mengecek status keluhan Anda, pada form Tracking Pengaduan masukkan e-mail dan nomor tiket Anda kemudian klik Periksa (gambar 4.1).

Manual e-complaint 8
Gambar 4.1 Memeriksa status komplain

Kemudian pada detail keluhan ditunjukkan status keluhan Anda, belum dikerjakan atau sudah dikerjakan (gambar 4.2).

Manual e-complaint 9
Gambar 4.2 Status keluhan

5. Statistik

Pada menu statistik menunjukkan informasi prosentase jumlah keluhan pelanggan pada lingkup tertentu. Berikut contohnya (gambar 5.1).

Manual e-complaint 10
Gambar 5.1 Statistik keluhan