Pada hari Jumat, 26 April 2013 Pusat Informasi, Dokumentasi, dan Keluhan (PIDK) UB di audit oleh oleh auditor exsternal ISO 9001:2008 dari badan sertifikasi ISO Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA). Audit ini adalah sebagai implementasi bahwa PIDK adalah organisasi yang menerapkan sistem manajemen mutu (SMM) berbasis ISO 9001:2008. Audit tersebut bertujuan untuk perbaikan secara bertahap terhadap sistem manajemen yang ada Fakultas dan Unit Kerja khususnya di PIDK, dan untuk mendukung sertifikat ISO 9001:2008 yang telah diperoleh untuk seluruh Fakultas dan Unit Kerja dilingkungan UB. Audit Exsternal ini adalah pertama kali yang diikuti oleh PIDK UB.

Audit tersebut dilaksanakan di ruang rapat rektorat lantai 2 (koridor) dengan dihadiri oleh 1 auditor dari LRQA yaitu Sugeng Hartono, dan juga dihadiri seluruh pejabat di PIDK beserta staf PIDK dari bagian Layanan Informasi, Keluhan dan bagian Kehumasan UB.

Pada Audit eksternal ini, PIDK mendapatkan 3 bidang temuan yaitu bidang struktur organisasi PIDK yang belum lengkap, sistem penanganan keluhan UB (e-complaint) perlu adanya penambahan beberapa kolom untuk lebih detail seperti penambahan kolom (kolom status keluhan, apa bidang keluhan yang paling banyak dikeluhkan, dan data lama respon dari unit kerja. Kemudian temuan terakhir di indikator pada sasaran mutu PIDK yang belum spesifik dan tidak bisa diukur. Dari hasil temuan tersebut PIDK akan memperbaiki sesuai dengan saran Auditor.

Surveillance ISO 9001:2008 Tahun 2014 di PIDK

Sebagai bentuk akuntabilitas publik dan evaluasi atas organisasi bersertifikat ISO 9001:2008, maka  Universitas Brawijaya menjalani serangkaian surveillance program dari badan sertifikasi ISO 9001:2008, Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA). Dalam program tersebut PIDK (Pusat Informasi, Dokumentasi, dan Keluhan) UB menjadi salah satu unit kerja yang akan di audit. Pada hari kamis, pukul 13.00 – 15.00 WIB tangggal 19 Juni 2014 di ruang rapat 2 lantai 6, Rektorat UB PIDK-UB diaudit oleh auditor LRQA Bapak Sugeng Hartono.

Suasana Surveillance ISO di PIDK

Pada Audit Kali ini PIDK-UB mendapatkan beberapa temuan yang menjadi bahan perbaikan manajemen PIDK kedepannya. Temuan-temuan tersebut dari bidang layanan informasi, keluhan, dan Kehumasan diantaranya :

  1. Perlu ditentukan siapa (tim) yang memverifikasi penanganan keluhan pengguna jasa UB karena Selama ini keluhan sudah dikelola di PIDK akan tetapi belum ada yang memverifikasi.
  2. Perlu ditentukannya sasaran mutu, frequensi cetak tabloid Mimbar UB dan perlu diukur kepuasan pembacanya.
  3. Perlu penyempurnaan dokumen Manual Prosedur tentang waktu upload berita di Prasetya Online.

Dari hasil Surveillance ISO 9001:2008 kali ini, PIDK akan menindaklanjuti sebagai perbaikan berkelanjutan (continuous improvement), dan peningkatan kedepan kualitas layanan terhadap pengguna jasa PIDK.

Certificate Renewal ISO 9001:2008 Tahun 2014 di PIDK

Sebagai bentuk akuntabilitas publik dan evaluasi atas organisasi bersertifikat ISO 9001:2008, maka Universitas Brawijaya menjalani serangkaian surveillance program dari badan sertifikasi ISO 9001:2008, Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA). Dan pada bulan Oktober ini diadakan peninjauan kembali sertifikat ISO atau Sertificate Renewal ISO 9001:2008. Dalam program tersebut PIDK (Pusat Informasi, Dokumentasi, dan Keluhan) UB menjadi salah satu unit kerja yang di audit. Pada hari Jumat, pukul 08.30 – 11.00 WIB tangggal 10 Oktober 2014 di ruang rapat koridor lantai 2, Rektorat UB PIDK-UB diaudit oleh auditor LRQA Bapak Kristiawan Hartanto .

iso

Pada Audit Kali ini PIDK-UB telah menindalklanjuti perbaikan atas temuan sebelumnya diantaranya yaitu dibidang penanganan keluhan UB (pembentukan tim verifikasi dan pelaksanaan verifikasi), kemudian perbaikan di bidang kehumasan yaitu pembuatan sasaran mutu Tabloid Mimbar, dan pembuatan Manual Prosedur Tabloid Mimbar.

Dan setelah itu pada audit kali ini PIADK juga mendapatkan beberapa temuan yang menjadi bahan perbaikan berkelanjutan manajemen PIDK. Temuan-temuan tersebut dari bidang layanan informasi, keluhan, dan Kehumasan diantaranya :

  1. Di PIDK belum ada dokumentasi atau bukti pelatihan pengembangan SDM staf PIDK. Sehingga dengan adaanya pelatiihan nantinya bisa diukur kemampuan staf PIDK sebelum dan sesudah pelatihan.
  2. Tindak lanjut terhadap berita negatif. Bisa dibuat ringkasan berita negatif disertakan refer langsung dari klipingnya, dan kemudian dilaporkan kepada pimpinan. Sehingga dengan begitu diharapkan ada action plan nya.
  3. Diharapkan ada pelatihan menganalisa berita, untuk meningkatkan kemampuan staf dalam menganalisa berita dibidang kehumasan.

 Dari hasil Surveillance ISO 9001:2008 kali ini, PIDK akan menindaklanjuti sebagai perbaikan berkelanjutan (continuous improvement), dan peningkatan kedepan kualitas layanan terhadap pengguna jasa PIDK.

AUDIT EKSTERNAL ISO 9001:2008 Tahun 2015

 Sebagai bentuk akuntabilitas publik dan evaluasi atas organisasi bersertifikat ISO 9001:2008, maka  Universitas Brawijaya menjalani serangkaian surveillance program dari badan sertifikasi ISO 9001:2008, Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA). Dalam program tersebut PIDK (Pusat Informasi, Dokumentasi, dan Keluhan) UB menjadi salah satu unit kerja yang akan di audit.

iso8

Pada AIM UKPPA Siklus 8 ini pada PIDK sudah berganti nama menjadi UIK (Unit Informasi dan Kehumasan) sesuai keputusan rector nomor 142 tahun 2015. Pada hari kamis, pukul 09.00 – 15.00 WIB tangggal 29 Juli 2015 di ruang rapat lantai 2, Rektorat UB UIK-UB diaudit oleh auditor LRQA Bapak Sugeng Hartono.

untuk UIK memiliki hasil positif dari tindak lanjut temuan audit sebelumnya, ditambah dengan beberapa saran, dan satu ketidak sesuaian.Berikut ini kami sampaikan hasil audit pada surveillance visit ISO 9001:2008 Pada 29 Juli 2015 :

  1. Positif Point
    -        Pengelolaan Keluhan pelanggang dalam lingkup UIK. (ada sistem. Ada tim verifikator, dsb)
  2. Observation/Saran
    -       Change management belum dibuat untuk mengelola efek perubahan organisasi terhadap sistem management mutu
    -       Belum jelas kriteria kriteria yang ditetapkan untuk menampilkan materi di videotron dan pers release di “ prasetya on line”
    -       Durasi waktu untuk tabloid mimbar belum ditetapkan. 3 bulan atau 4 bulan terserah.
    -       Feedback dari kontent prasetya cetak harus dianalysis
    -       Belum ada prosedur/mekanisme induksi staff “baru”
  3. Minor/Ketidaksesuaian
    -       Tugas dan wewenang sampai level pengelola perlu dibuat

Saran dari asesor LRQA tersebut telah dibahas di rapat rutin UIK. Selain rencana kegiatan UIK yang dibahas dalam rapat rutin, UIK juga membahas temuan dari audit Internal dan Eksternalyang dibahas satu – persatu dan perbaikannya. Dan pada rapat berikutnya akan di cek perbaikan tersebut.

(ubayd)