PIDK melakukan Rapat Tinjauan Manajemen minimal 1 (satu) kali dalam setahun, yang membahas hasil audit internal maupun eksternal, keluhan pengguna jasa PIDK, organisasi PIDK, capaian program kerja PIDK, dan tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya.

Ringkasan Tinjauan Manajemen PIDK  UB tahun 2015

Pada hari Rabu (23/12/2015) Pusat Informasi, Dokumentasi, dan Keluhan (PIDK) bagian layanan informasi dan penanganan keluhan UB mengadakan rapat kerja untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan evaluasi program kerja tahun 2015 dan rencana kegiatan PIDK di tahun 2016. Kegiatan ini dilaksanakan di Ruang Rapat lantai 6 Kantor Pusat Universitas Brawijaya.

Peserta yang menghadiri kegiatan ini yaitu : Ketua PIDK Dr. Tjahjanulin Domai, MS, Management Representatif (MR), dan staf PIDK bagian layanan informasi dan keluhan UB.

Tinjauan Manajemen 2015

Rapat Kerja penting untuk dilaksanakan sebagai bahan evaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan ditahun 2015 serta melakukan perencanaan terhadap semua kegiatan PIDK pada tahun 2016, diharapkan dengan adanya kegiatan ini Tupoksi dapat dijalankan dengan lancar.

Kegiatan ini dibuka oleh ketua PIDK Bapak Dr. Tjahjanulin Domai. Kemudian acara dilanjutkan dengan penyampaian beberapa hasil kegiatan PIDK di tahun 2015, hasil Indeks kepuasan pengguna jasa PIDK 2015, pencapaian sasaran Mutu PIDK 2015, dan penjelasan tentang Audit Internal UB maupun audit eksternal yang sudah diikuti PIDK pada tahun 2015.

Selanjutnya kegiatan dilanjutkan dengan penyampaian evaluasi dan tindak lanjut dari program kerja PIDK selama tahun 2015 yang disampaikan staf PIDK sesuai dengan bagian masing-masing mulai bagian persuratan sampai bagian keuangan. Dan terakhir dalam rapat akhir tahun ini PIDK membahas rencana kerja tahun 2016 beserta bulan pelaksanaannya. Kana tetapi karna terbatasnya waktu rapat membahas rencana program kerja tahun 2016 dilanjutkan di rapat bulanan PIDK bulan Januari 2016. Alhamdulillah sampai terselesaikannya acara ini, rapat berjalan dengan lancar dengan antusias karena semua staff PIDK.

Ringkasan Tinjauan Manajemen PIDK  UB tahun 2013
Dari hasil AIM UKPPA Siklus 5 dan Siklus 6, PIDK dianggap konsisten dalam menjalankan program kerja. Temuan-temuan yang ada bersifat saran perbaikan (observasi), sedangkan ketidaksesuaian (KTS) terhadap sistem sudah ditindaklanjuti (closed). Beberapa temuan yang sudah ditindaklanjuti antara lain:

  • Tindaklanjut terhadap Singkatan PIDK yang belum sesuai SK Rektor. Temuan ini sudah diperbaiki dengan keluarnya SK Rektor terbaru terbaru nomer 478/SK/2012.
  • Tindaklanjut atau perbaikan terhadap indikator dalam sasaran mutu di dokumen Manual Mutu PIDK sehingga bisa spesifik dan bisa terukur.
  • Perbaikan dan penyempurnaan terhadap sistem keluhan UB ) e-complaint yang bertujuan untuk mendukung pelaporan keluhan UB secara lebih detail.
  • Perbaikan dibindang melengkapi content atau isi web pidk.ub.ac.id sudah dilaksanakan.

Dari hasil surveillance visit ISO 9001:2008 Pada 26 April 2013, untuk PIDK diperoleh beberapa temuan ketidaksesuaian (KTS/NC), dan asesor LRQA juga memberikan saran (observation) yaitu:

  • Struktur Organisasi PIDK ada, akan tetapi ada beberapa jabatan yang belum ada orang yang menjabatnya.
  • Sasaran mutu perlu diperbaiki karna indikator sasaran mutu belum spesifik dan tidak bisa diukur.
  • Perlu adanya pengembangan atau penyempurnaan di sistem e-complaint UB untuk mendukun pelaporan keluhan UB secara detail dan bisa diukur lama respon dari unit yang dikeluhkan.

Saran dari asesor LRQA tersebut telah dibahas di rapat rutin PIDK dan sudah kita tindak lanjuti diantaranya dengan melakukan koordinasi dengan PR II tentang permasalahan struktur organisasi PIDK yang belum lengkap, sasaran mutu telah diperbaiki sesuai saran, dan penyempurnaan sistem e-complaint UB. Selain rencana kegiatan PIDK yang dibahas dalam rapat rutin, PIDK juga membahas temuan dari audit Internal dan Eksternal yang dibahas satu – persatu dan perbaikannya. Dan pada rapat berikutnya akan di cek perbaikan tersebut.
Umpan balik pelanggan/stakeholders PIDK meliputi evaluasi kepuasan dan penanganan keluhan pengguna jasa PIDK. PIDK pada setiap tahunnya (diakhir tahun) mulai tahun 2012 melakukan survey indeks kepuasan pengguna jasa PIDK yang berpedoman dari Keputusan Menteri PAN-RB nomor 25 tahun 2004. dengan sasaran survey adalah tamu PIDK dari institusi lain dan civitas academica UB. Nilai IKM untuk PIDK adalah 86,00 (peringkat A atau sangan baik), dengan rata-rata nilai per unsur pelayanan masih di bawah standar nilai 3,17 atau Baik. Hal ini menunjukkan bahwa pelayanan di PIDK dirasa masih perlu ditingkatkan terus meskipun nilai kepuasan sudah berada diposisi Sangat Baik.

Kegiatan Tinjauan Manajemen PIDK Tahun 2013